Przedawnienie
Przedawnienie faktury i należności z faktury z kalkulatorem terminu
Krótka odpowiedź
Przedawnienie faktury za towar sprzedany przez firmę następuje po 2 latach (art. 554 KC), a za usługi po 2 albo 3 latach, zależnie od rodzaju umowy. Termin liczy się od terminu płatności faktury i kończy 31 grudnia roku, w którym upływa.
Stan prawny i stopy na 17 października 2026. Informacja ogólna, nie porada prawna w konkretnej sprawie.
Policz termin przedawnienia
Faktura za towar przedawnia się po 2 latach
Gdy firma sprzedaje towar w ramach swojej działalności, roszczenie o zapłatę ceny przedawnia się po 2 latach (art. 554 Kodeksu cywilnego). Nie ma znaczenia, czy kupującym jest inna firma, czy osoba prywatna. Ten sam dwuletni termin dotyczy roszczeń rzemieślników za wykonane prace.
Dwa lata to termin krótki. Faktura z marca 2024 r. przedawnia się już z końcem 2026 r. Dlatego przy sprzedaży towarów przegląd zaległości warto robić co kwartał, a nie raz w roku.
Faktura za usługę, 2 albo 3 lata
Przy usługach termin zależy od rodzaju umowy, a nie od tego, co jest napisane na fakturze.
| Za co jest faktura | Termin | Podstawa |
|---|---|---|
| Sprzedaż towarów przez firmę | 2 lata | art. 554 KC |
| Usługi wykonywane zawodowo na zasadzie zlecenia (doradztwo, obsługa, pośrednictwo, prace biurowe) | 2 lata | art. 751 pkt 1 KC |
| Dzieło (projekt, remont, wykonanie rzeczy na zamówienie) | 2 lata od oddania dzieła | art. 646 KC |
| Czynsz najmu i dzierżawy, raty leasingu | 3 lata | art. 118 KC, świadczenia okresowe |
| Inne roszczenia związane z działalnością (np. roboty budowlane) | 3 lata | art. 118 KC |
| Przewóz | 1 rok, według przepisów szczególnych, bez przesunięcia na koniec roku | art. 778 KC i prawo przewozowe |
Popularne przekonanie, że każda usługa przedawnia się po 3 latach, jest błędne. Wiele usług ma termin dwuletni. Jeśli nie masz pewności, przyjmij krótszy termin. Ogólne zasady opisujemy w poradniku przedawnienie długu.
Od kiedy liczyć przedawnienie faktury
Bieg przedawnienia zaczyna się w dniu wymagalności, czyli w dniu terminu płatności z faktury albo z umowy. Nie liczy się data wystawienia faktury ani data dostawy. Jeśli umowa nie ustala terminu, a faktura podaje termin, decyduje termin z faktury, o ile dłużnik ją otrzymał.
Wyjątek dotyczy dzieła: przy umowie o dzieło termin liczy się od dnia oddania dzieła, a gdy dzieło nie zostało oddane, od dnia, w którym miało być oddane.
Do tego dochodzi zasada końca roku. Termin 2 lat albo dłuższy kończy się zawsze 31 grudnia roku, w którym upływa (art. 118 KC).
Przykłady dat przedawnienia
| Przykład | Termin płatności | Termin | Przedawnienie z końcem dnia |
|---|---|---|---|
| Faktura za materiały budowlane | 15.03.2024 | 2 lata | 31.12.2026 |
| Faktura za obsługę księgową (zlecenie) | 20.11.2024 | 2 lata | 31.12.2026 |
| Faktura za czynsz najmu lokalu | 10.05.2023 | 3 lata | 31.12.2026 |
| Faktura za towar | 05.01.2025 | 2 lata | 31.12.2027 |
Przykładowe dane są fikcyjne. Widać jednak, że faktury z bardzo różnych lat potrafią przedawnić się tego samego dnia, 31 grudnia. Kalkulator nad tekstem policzy datę dla Twojej faktury.
Co zrobić przed końcem terminu
Jeśli dłużnik nie płaci, a koniec terminu się zbliża, masz trzy główne drogi:
- Uznanie długu. Poproś dłużnika o podpisanie oświadczenia, że uznaje dług, albo o propozycję rat. Uznanie przerywa bieg przedawnienia i termin liczy się od nowa. Wzór: uznanie długu.
- Pozew o zapłatę. Złożenie pozwu przerywa bieg przedawnienia już w dniu wniesienia. Przy fakturach sąd zwykle wydaje nakaz zapłaty bez rozprawy. Jak to działa, opisujemy w poradniku nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym.
- Mediacja albo zawezwanie do próby ugodowej. Te kroki nie przerywają biegu przedawnienia, tylko go zawieszają na czas trwania (art. 121 KC). Po ich zakończeniu termin biegnie dalej, więc tuż przed końcem roku nie zastąpią pozwu.
Nie zostawiaj pozwu na ostatnie dni grudnia. Braki formalne, zła właściwość sądu albo problem z doręczeniem łatwiej naprawić, gdy do końca terminu zostało kilka tygodni, a nie kilka godzin.
Jak pilnować przedawnienia wielu faktur
Przy każdej zaległej fakturze zapisz datę przedawnienia policzoną według rodzaju sprzedaży i ustaw sobie przypomnienia na 90, 30 i 7 dni przed terminem. Gdy termin się zbliża, przygotuj uznanie długu do podpisu przez dłużnika albo pozew o zapłatę. Więcej o całym procesie na stronie odzyskiwanie należności.
Podstawa prawna
- art. 554 Kodeksu cywilnego
- art. 646, 751 i 778 Kodeksu cywilnego
- art. 118, 120, 123 i 124 Kodeksu cywilnego
Pytania i odpowiedzi
01 Po ilu latach przedawnia się faktura?
Za towar sprzedany przez firmę po 2 latach, za wiele usług (zlecenie, dzieło) też po 2 latach, za czynsze i inne roszczenia firm po 3 latach. Termin kończy się 31 grudnia.
02 Czy kalkulator przedawnienia jest aktualny?
Tak. Stosuje przepisy obowiązujące od 9 lipca 2018 r., w tym przesunięcie końca terminu na ostatni dzień roku.
03 Czy wysłanie wezwania do zapłaty przedłuża termin?
Nie. Wezwanie nie przerywa przedawnienia. Przerywa je dopiero pozew, wniosek o egzekucję albo uznanie długu przez dłużnika. Mediacja tylko zawiesza bieg.
04 Czy korekta faktury zmienia termin przedawnienia?
Zwykle nie, bo termin liczy się od wymagalności zapłaty, a nie od daty dokumentu. Zmienić go może nowy termin płatności uzgodniony z dłużnikiem, który zwykle oznacza też uznanie długu.
05 Czy przedawniona faktura nadal jest w księgach?
Tak, dopóki jej nie spiszesz. Przedawniona należność może być podstawą do odpisu i rozliczenia w podatkach, ale szczegóły ustal z księgową.
Czytaj dalej
Policz odsetki od faktury i pobierz gotowe pismo do dłużnika
Kalkulator liczy odsetki według tabeli stop, a nota, wezwanie i uznanie długu wypełniają się kwotami z obliczenia. Bez zakładania konta.