Przedsądowe wezwanie do zapłaty wzór z objaśnieniem

Między firmami odsetki za opóźnienie liczy się zwykle według ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. W drugim półroczu 2026 r. wynoszą 13,75 procent w skali roku. Do tego od każdej faktury należy się rekompensata za koszty odzyskiwania należności: 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty. Należy się bez wezwania i bez wykazywania poniesionych kosztów.

Przykład. Faktura na 8 400 zł z terminem płatności 15 września 2026 r. Wezwanie z 15 października 2026 r. Opóźnienie liczone od 16 września do 15 października to 30 dni. Odsetki: 8 400 zł × 13,75 / 100 / 365 × 30 = 94,93 zł. Rekompensata: 70 euro, bo kwota przekracza 5 000 zł.

Wyliczenie dla własnej faktury zrobisz w kalkulatorze odsetek w transakcjach handlowych. W wezwaniu warto dopisać, że odsetki biegną dalej do dnia zapłaty.

Przepisy nie wymagają szczególnej formy wezwania. Liczy się dowód, że dotarło do dłużnika. Najpewniejszy jest list polecony za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby z rejestru. Dobrze działa też wysyłka mailem na adres, którego dłużnik używał w korespondencji, z zachowaniem wiadomości i ewentualnej odpowiedzi.

• Zachowaj kopię pisma z podpisem.
• Zachowaj dowód nadania, a potem potwierdzenie odbioru albo informację o awizo.
• Termin zapłaty licz od doręczenia, a nie od daty pisma.
• Jeśli dłużnik nie odebrał listu, pismo zwykle i tak uznaje się za doręczone, gdy mógł się z nim zapoznać.

Gdy dłużnik zapłacił, sprawdź, czy zapłacił również odsetki i rekompensatę. Jeśli nie, wystaw notę odsetkową. Gdy dłużnik prosi o rozłożenie długu na raty, poproś o pisemne uznanie długu albo podpiszcie ugodę. Uznanie przerywa bieg przedawnienia.

Gdy termin minął bez odpowiedzi, kolejnym krokiem jest pozew. Najczęściej sąd wydaje wtedy nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, bez rozprawy. Pismo opisujemy na stronie pozew o zapłatę wzór.

• Jedna kwota bez rozbicia. Dłużnik i sąd muszą widzieć osobno kwotę główną, odsetki i rekompensatę.
• Błędne dane dłużnika. Stary adres albo skrócona nazwa utrudnia doręczenie i późniejszy pozew.
• Zbyt krótki termin. Termin jednego, dwóch dni wygląda na nacisk, a nie na rozsądną szansę zapłaty. Przyjęte jest 7 albo 14 dni.
• Groźby. Zapowiedzi „ujawnienia” dłużnika, publikacji w internecie albo kontaktu z jego klientami mogą naruszać jego dobra osobiste. Wystarczy zapowiedź drogi sądowej.
• Wiara, że wezwanie przerywa przedawnienie. Nie przerywa. Przy starej fakturze liczy się czas na pozew.

Wzór jest przygotowany dla relacji między firmami. Gdy dłużnikiem jest osoba prywatna, nie stosuje się odsetek z ustawy o transakcjach handlowych ani rekompensaty w euro. Właściwe są wtedy odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 Kodeksu cywilnego, od 5 marca 2026 r. w wysokości 9,25 procent w skali roku. Wobec konsumenta sąd bierze też pod uwagę przedawnienie z urzędu.