Pisma
Nota odsetkowa wzór z wyliczeniem odsetek
Krótka odpowiedź
Nota odsetkowa to dokument księgowy, którym wierzyciel obciąża kontrahenta odsetkami za zapłatę faktury po terminie, a często także rekompensatą za koszty odzyskiwania należności. Wzór poniżej zawiera wyliczenie odsetek, stopę, okres, termin zapłaty i rachunek.
Stan prawny i stopy na 17 października 2026. Informacja ogólna, nie porada prawna w konkretnej sprawie.
Tak wygląda nota odsetkowa
-
01
Numer, miejscowość i data
Nota ma własną numerację, odrębną od faktur. Data wystawienia to dzień, od którego liczysz termin zapłaty noty.
-
02
Wystawca i odbiorca
Wierzyciel jako wystawca i dłużnik jako odbiorca, z nazwami, adresami i NIP. Dane muszą zgadzać się z fakturą, której dotyczy nota.
-
03
Faktura, której dotyczy nota
Podaj numer i datę faktury oraz termin płatności. Bez tego nie da się sprawdzić, za jaki okres naliczono odsetki.
-
04
Wyliczenie odsetek
Wpisz rodzaj odsetek, stopę, dzień, do którego je liczysz, i kwotę. Odsetki liczy się od dnia następującego po terminie płatności.
-
05
Rekompensata
Przy transakcji handlowej dopisz rekompensatę w euro i jej równowartość w złotych. Należy się bez wezwania, od każdej faktury.
-
06
Razem do zapłaty i termin
Suma odsetek i rekompensaty, termin zapłaty i rachunek. Jasny termin ułatwia późniejsze dochodzenie kwoty.
-
07
Dopisek o VAT
Odsetki i rekompensata nie są zapłatą za towar ani usługę, dlatego nie podlegają VAT. Dopisek zapobiega pytaniom księgowości dłużnika.
Poznań, 18.10.2026
NOTA ODSETKOWA
Wystawca (wierzyciel): Przykładowa Firma Remontowa, [adres wierzyciela], NIP [NIP wierzyciela]
Odbiorca (dłużnik): Przykładowy Odbiorca, [adres dłużnika], NIP [NIP dłużnika]
Na podstawie art. 481 Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych obciążam Przykładowy Odbiorca odsetkami za opóźnienie w zapłacie faktury nr FV/12/2026 z dnia 04.08.2026 na kwotę 12 000,00 zł, której termin płatności upłynął w dniu 18.08.2026.
Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych od kwoty 12 000,00 zł, liczone od dnia następującego po terminie płatności do dnia 18.10.2026 według stopy 13,75% w skali roku, wynoszą 275,75 zł.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych) wynosi 70 euro, to jest 301,90 zł.
Razem do zapłaty: 12 577,65 zł.
Proszę o zapłatę kwoty 12 577,65 zł do dnia 25.10.2026 przelewem na rachunek bankowy nr [numer rachunku], z podaniem w tytule numeru faktury FV/12/2026.
Kiedy wystawić notę odsetkową
Notę wystawiasz najczęściej wtedy, gdy kontrahent zapłacił fakturę, ale po terminie. Kwota główna jest już na koncie, a za czas opóźnienia należą się odsetki. Notę można też wystawić przed zapłatą, na odsetki naliczone do określonego dnia, na przykład na koniec miesiąca.
Nota nie jest fakturą. To dokument księgowy, który potwierdza obciążenie kontrahenta kwotą niezwiązaną ze sprzedażą. Dlatego nie wykazuje się w niej VAT, a nie ma też obowiązku wysyłania jej przez KSeF.
Jak policzyć odsetki do noty
Odsetki liczy się dziennie: kwota × stopa / 100 / 365 × liczba dni. Dni liczysz od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty włącznie. Między firmami stosuje się zwykle odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych.
| Okres | Stopa w transakcjach handlowych |
|---|---|
| I półrocze 2025 r. | 15,75 procent |
| II półrocze 2025 r. | 15,25 procent |
| I półrocze 2026 r. | 14,00 procent |
| II półrocze 2026 r. | 13,75 procent |
Przykład. Faktura na 12 000 zł z terminem płatności 31 lipca 2026 r., zapłacona 30 września 2026 r. Opóźnienie od 1 sierpnia do 30 września to 61 dni. Odsetki: 12 000 zł × 13,75 / 100 / 365 × 61 = 275,75 zł. Do tego rekompensata 70 euro, przeliczona po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego czerwca 2026 r.
Gdy opóźnienie obejmuje dwa półrocza, każdy okres liczysz po jego stopie. Zrobi to kalkulator odsetek w transakcjach handlowych. Przy osobach prywatnych użyj kalkulatora odsetek ustawowych.
Jak wysłać i zaksięgować notę
Notę wysyłasz tak jak fakturę: mailem w PDF albo listem. Warto dołączyć krótką informację, że dotyczy zapłaty faktury po terminie. U wierzyciela odsetki są przychodem, w podatku dochodowym zwykle dopiero w chwili otrzymania. U dłużnika zapłacone odsetki co do zasady mogą być kosztem. Szczegóły księgowe warto ustalić z księgową, bo zależą od formy rozliczeń firmy.
Co dalej, gdy nota nie jest zapłacona
Niezapłacona nota to zwykłe roszczenie pieniężne. Możesz przypomnieć o niej w przedsądowym wezwaniu do zapłaty, a potem dochodzić jej w sądzie. Odsetki od zaległych odsetek można żądać tylko w ograniczonych sytuacjach, opisanych na stronie odsetki od odsetek.
Pamiętaj, że roszczenie o odsetki przedawnia się zwykle razem z roszczeniem głównym albo po trzech latach jako roszczenie z działalności gospodarczej.
Typowe błędy w nocie odsetkowej
- Doliczanie VAT. Odsetki i rekompensata nie są sprzedażą, VAT się nie nalicza.
- Zły pierwszy dzień. Odsetki biegną od dnia po terminie płatności, a nie od dnia wystawienia faktury.
- Jedna stopa dla całego okresu. Gdy stopa zmieniła się w trakcie opóźnienia, okresy trzeba policzyć osobno.
- Odsetki ustawowe zamiast handlowych. Między firmami zwykle należą się wyższe odsetki z ustawy o transakcjach handlowych.
- Brak rekompensaty. Wiele firm o niej zapomina, a należy się od każdej faktury zapłaconej po terminie.
Podstawa prawna
- art. 481 § 1 i § 2 Kodeksu cywilnego
- art. 4 pkt 3, art. 7 i art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych
Pytania i odpowiedzi
01 Czy nota odsetkowa podlega VAT?
Nie. Odsetki i rekompensata nie są wynagrodzeniem za towar ani usługę, dlatego nota nie zawiera VAT.
02 Czy wzór wystarczy bez prawnika?
Tak, nota to prosty dokument księgowy. Warto tylko sprawdzić z księgową, jak ją zaksięgować w Twojej firmie.
03 Czy notę trzeba wysłać przez KSeF?
Nie. KSeF dotyczy faktur, a nota odsetkowa fakturą nie jest.
04 Czy można wystawić notę, gdy faktura nie jest jeszcze zapłacona?
Tak, na odsetki naliczone do wybranego dnia. Dalsze odsetki biegną do dnia zapłaty i można je objąć kolejną notą.
05 Czy rekompensatę ujmuje się na nocie odsetkowej?
Najczęściej tak, obok odsetek. Można też wystawić na nią osobną notę obciążeniową.
Czytaj dalej
Policz odsetki od faktury i pobierz gotowe pismo do dłużnika
Kalkulator liczy odsetki według tabeli stop, a nota, wezwanie i uznanie długu wypełniają się kwotami z obliczenia. Bez zakładania konta.