Pisma
Ugoda pozasądowa wzór i porozumienie w sprawie spłaty zadłużenia w ratach
Krótka odpowiedź
Ugoda pozasądowa o spłatę długu to umowa, w której dłużnik uznaje dług z konkretnej faktury, a wierzyciel zgadza się na spłatę w ratach według harmonogramu. Dobry wzór ma kwotę i tytuł długu, liczbę i terminy rat, numer rachunku oraz klauzulę, że przy opóźnieniu z ratą cała reszta staje się wymagalna od razu. Formularz poniżej wpisuje kwoty i dzieli dług na raty, a gotową ugodę pobierasz w PDF albo DOCX bez zakładania konta.
Stan prawny i stopy na 18 października 2026. Informacja ogólna, nie porada prawna w konkretnej sprawie.
Tak wygląda ugoda z rozłożeniem długu na raty
-
01
Data, miejsce i strony
Pełne nazwy, adresy i NIP wierzyciela i dłużnika. Dane dłużnika przepisz z KRS albo CEIDG, bo pod tym adresem będziesz później doręczać pisma.
-
02
§ 1. Uznanie długu
Dłużnik uznaje dług w konkretnej kwocie z konkretnej faktury. To zdanie przerywa bieg przedawnienia, więc termin liczy się od nowa od dnia podpisu.
-
03
§ 2. Harmonogram rat
Kwota objęta ugodą, liczba rat, termin pierwszej raty i rachunek. Formularz dzieli kwotę na równe raty, a ostatnia rata wyrównuje grosze.
-
04
§ 3. Dzień zapłaty
Za zapłatę uważa się dzień uznania rachunku wierzyciela, nie dzień zlecenia przelewu. Bez tego zdania spór o spóźnioną ratę łatwo przegrać.
-
05
§ 4. Natychmiastowa wymagalność
Opóźnienie z ratą o więcej niż 14 dni stawia w terminie całą niespłaconą resztę. To najważniejsza ochrona wierzyciela, bo pozwala od razu iść do sądu o całość.
-
06
§ 5. Ustępstwo wierzyciela
Przy terminowej spłacie wierzyciel rezygnuje z dalszych odsetek za okres rat. Ugoda wymaga wzajemnych ustępstw (art. 917 Kodeksu cywilnego), a to jest typowe ustępstwo.
-
07
§ 6. Forma zmian i podpisy
Zmiany na piśmie pod rygorem nieważności. Podpisują osoby uprawnione do reprezentacji obu firm, co sprawdzisz w KRS albo CEIDG.
UGODA POZASĄDOWA
zawarta w dniu 18.10.2026 w miejscowości Poznań pomiędzy:
Przykładowa Firma Remontowa, [adres wierzyciela], NIP [NIP wierzyciela], zwanym dalej Wierzycielem,
a Przykładowy Odbiorca, [adres dłużnika], NIP [NIP dłużnika], zwanym dalej Dłużnikiem.
§ 1. Dłużnik uznaje dług wobec Wierzyciela w kwocie 12 000,00 zł z tytułu faktury nr FV/12/2026 z dnia 04.08.2026, z terminem płatności 18.08.2026, oraz odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych naliczone do dnia 18.10.2026 w kwocie 275,75 zł i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności w kwocie 301,90 zł. Łączna kwota objęta ugodą wynosi 12 577,65 zł. Dłużnik oświadcza, że wie, iż uznanie długu przerywa bieg przedawnienia.
§ 2. Na zgodny wniosek stron Wierzyciel rozkłada kwotę 12 577,65 zł na 3 rat płatnych na rachunek bankowy Wierzyciela nr [numer rachunku] według harmonogramu: 1) 4 192,55 zł do dnia 01.11.2026; 2) 4 192,55 zł do dnia 01.12.2026; 3) 4 192,55 zł do dnia 01.01.2027.
§ 3. Za dzień zapłaty raty uważa się dzień uznania rachunku Wierzyciela. Dłużnik może spłacić dług wcześniej, w całości albo w części.
§ 4. W razie opóźnienia Dłużnika w zapłacie którejkolwiek raty o więcej niż 14 dni cała niespłacona kwota staje się natychmiast wymagalna, bez potrzeby odrębnego wezwania. Od dnia następującego po dniu, w którym kwota stała się wymagalna, Wierzycielowi należą się odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych od całej niespłaconej kwoty do dnia zapłaty.
§ 5. Przy terminowej spłacie wszystkich rat Wierzyciel nie będzie dochodził dalszych odsetek od kwoty objętej ugodą za okres jej spłaty.
§ 6. Zmiany ugody wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 917. Ugodę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Kiedy podpisać ugodę o spłatę długu w ratach
Ugoda ratalna ma sens wtedy, gdy dłużnik odpowiada, nie kwestionuje faktury i mówi wprost, że nie ma pieniędzy na całą kwotę naraz. Taki kontrahent zwykle płaci, jeśli dostanie realny harmonogram. Pozew w tej sytuacji kosztuje Cię opłatę sądową, czas i często samego klienta, a pieniądze i tak przyjdą później niż z rat.
Ugoda nie jest dobrym pomysłem, gdy dłużnik milczy, zmienia temat albo już raz nie dotrzymał obietnicy zapłaty. Wtedy lepiej wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem i przygotować pozew. Ugodę zawsze możesz zaproponować później, nawet po nakazie zapłaty.
Najczęstszy scenariusz między firmami wygląda tak: faktura na 18 000 zł jest 60 dni po terminie, odbiorca prosi o rozłożenie na trzy części. Zanim się zgodzisz, policz odsetki i rekompensatę na dziś. Kalkulator na stronie kalkulator odsetek w transakcjach handlowych poda kwotę, którą możesz wpisać do ugody zamiast samej należności głównej.
Ugoda pozasądowa czy uznanie długu
Oba dokumenty przerywają bieg przedawnienia, ale robią coś innego. Uznanie długu to jednostronne oświadczenie dłużnika, że jest winien określoną kwotę. Ugoda to umowa obu stron z harmonogramem i konsekwencjami opóźnienia.
| Uznanie długu | Ugoda pozasądowa z ratami | |
|---|---|---|
| Kto podpisuje | tylko dłużnik | wierzyciel i dłużnik |
| Przerywa przedawnienie | tak, art. 123 § 1 pkt 2 KC | tak, bo zawiera uznanie długu |
| Harmonogram spłaty | zwykle jeden termin zapłaty | liczba rat, kwoty i terminy |
| Skutek opóźnienia | nie reguluje | natychmiastowa wymagalność całej reszty |
| Kiedy wybrać | dłużnik zapłaci jednorazowo, a Ty chcesz zatrzymać przedawnienie | dłużnik zapłaci, ale w częściach |
Jeśli potrzebujesz tylko zatrzymać zegar przedawnienia, wystarczy uznanie długu według wzoru. Przy ratach podpisz ugodę, bo uznanie bez harmonogramu nie daje Ci prawa do żądania całości po pierwszej spóźnionej racie.
Jak przygotować ugodę krok po kroku
- Policz kwotę na dzień podpisu. Należność główna, odsetki za opóźnienie do dziś i, między firmami, rekompensata 40, 70 albo 100 euro. Zdecyduj, z czego rezygnujesz w zamian za raty.
- Ustal harmonogram z dłużnikiem. Zapytaj, ile realnie zapłaci miesięcznie. Krótszy harmonogram z wyższą ratą, który dłużnik dotrzyma, jest lepszy niż dwanaście rat, z których zapłaci trzy.
- Wypełnij formularz. Dane stron, numer i data faktury, kwota, liczba rat i data pierwszej raty. Wzór dzieli kwotę na raty i wpisuje terminy.
- Sprawdź reprezentację. W KRS albo CEIDG zobacz, kto może podpisać ugodę za dłużnika. Podpis pracownika bez pełnomocnictwa możesz potem stracić w sądzie.
- Podpiszcie dwa egzemplarze. Papierowo albo podpisem kwalifikowanym na PDF. Oryginał przechowuj razem z fakturą.
- Pilnuj terminów rat. Zapisz w kalendarzu każdy termin plus 14 dni. Gdy rata nie wpłynie, wyślij jedno przypomnienie, a po upływie 14 dni wezwanie do zapłaty całej reszty.
Co zrobić, gdy dłużnik nie płaci rat z ugody
Ugoda pozasądowa nie jest tytułem egzekucyjnym, więc z samą ugodą nie pójdziesz do komornika. Jest za to bardzo mocnym dowodem w sądzie. Dłużnik, który podpisał uznanie długu i harmonogram, trudno wytłumaczy, dlaczego nie płaci.
Po opóźnieniu z ratą dłuższym niż 14 dni cała niespłacona reszta jest wymagalna. Wyślij wezwanie do zapłaty tej reszty z odsetkami od dnia wymagalności, a gdy to nie zadziała, złóż pozew w postępowaniu upominawczym. Do pozwu dołącz ugodę, fakturę i wezwanie. Projekt pozwu przygotujesz według wzoru pozew o zapłatę w postępowaniu upominawczym.
Pamiętaj, że przedawnienie po ugodzie biegnie od nowa od dnia podpisu. Nowy termin ma tę samą długość co pierwotny, czyli przy fakturach między firmami zwykle dwa lata za sprzedaż towaru i trzy lata za usługę, z końcem roku kalendarzowego. Termin dla konkretnej faktury sprawdzisz na stronie przedawnienie faktury.
Błędy, które osłabiają ugodę
- Ugoda bez tytułu długu. „Dłużnik zobowiązuje się zapłacić 18 000 zł” bez numeru faktury nie mówi, którego roszczenia dotyczy, i słabo przerywa przedawnienie.
- Brak klauzuli wymagalności. Bez niej przy opóźnionej racie możesz żądać tylko tej jednej raty, a na całość czekasz do końca harmonogramu.
- Umorzenie odsetek bez warunku. Rezygnuj z odsetek tylko pod warunkiem terminowej spłaty. Inaczej dłużnik, który przestanie płacić, i tak zyska.
- Raty bez dat. „Płatne co miesiąc” rodzi spór o to, kiedy minął termin. Każda rata powinna mieć konkretny dzień.
- Ugoda z konsumentem jak z firmą. Rekompensata 40 euro i odsetki handlowe dotyczą tylko transakcji między przedsiębiorcami. Wobec konsumenta wpisuj odsetki ustawowe za opóźnienie.
Podstawa prawna
- art. 917 i art. 918 Kodeksu cywilnego
- art. 123 § 1 pkt 2 i art. 124 Kodeksu cywilnego
- art. 451 i art. 481 Kodeksu cywilnego
- art. 777 § 1 pkt 4 i 5 Kodeksu postępowania cywilnego
Pytania i odpowiedzi
01 Czy ugoda pozasądowa jest ważna bez notariusza?
Tak. Ugoda o zapłatę między firmami nie wymaga notariusza ani szczególnej formy. Wystarczy forma pisemna z podpisami osób uprawnionych do reprezentacji. Notariusz jest potrzebny tylko wtedy, gdy chcesz od razu mieć tytuł egzekucyjny przez poddanie się egzekucji w akcie notarialnym (art. 777 KPC).
02 Czy ugoda przerywa bieg przedawnienia?
Tak, jeśli dłużnik uznaje w niej dług. Uznanie roszczenia przerywa przedawnienie (art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego), więc termin liczy się od nowa od dnia podpisu. Dlatego § 1 wzoru zawiera wyraźne uznanie długu z kwotą i numerem faktury.
03 Na ile rat można rozłożyć dług w ugodzie?
Przepisy nie wyznaczają limitu, to kwestia umowy stron. W praktyce między firmami najczęściej podpisuje się ugody na 3 do 12 rat. Formularz pozwala ustawić od 2 do 36 rat, ale im dłuższy harmonogram, tym większe ryzyko, że dłużnik przestanie płacić.
04 Czy wierzyciel musi umorzyć odsetki w ugodzie?
Nie musi, ale ugoda wymaga wzajemnych ustępstw. Najczęstszym ustępstwem wierzyciela jest zgoda na raty i rezygnacja z odsetek za okres spłaty, pod warunkiem terminowej zapłaty. Wzór wiąże umorzenie odsetek właśnie z terminowością.
05 Czym różni się ugoda pozasądowa od sądowej?
Ugoda sądowa zawarta przed sądem albo zatwierdzona ugoda mediacyjna jest tytułem egzekucyjnym, więc po nadaniu klauzuli wykonalności idziesz do komornika. Ugoda pozasądowa takiej mocy nie ma i przy niewykonaniu potrzebny jest pozew, choć ugoda jest w nim mocnym dowodem.
06 Czy wzór ugody można edytować?
Tak. Po wypełnieniu formularza pobierasz ugodę w DOCX do edycji w edytorze tekstu albo w PDF do podpisu. Możesz dopisać własne postanowienia, na przykład zabezpieczenie wekslem albo inną liczbę dni opóźnienia przed wymagalnością całości.
Czytaj dalej
Policz odsetki od faktury i pobierz gotowe pismo do dłużnika
Kalkulator liczy odsetki według tabeli stop, a nota, wezwanie i uznanie długu wypełniają się kwotami z obliczenia. Bez zakładania konta.