Odzyskiwanie
Program do windykacji należności i co powinno robić oprogramowanie do windykacji
Krótka odpowiedź
Dobry program do windykacji należności prowadzi listę zaległych faktur, codziennie przelicza odsetki ustawowe i handlowe, dolicza rekompensatę 40, 70 albo 100 euro, tworzy notę odsetkową, wezwanie do zapłaty i uznanie długu oraz pilnuje terminu przedawnienia. Przy kilku zaległych fakturach wystarczy kalkulator odsetek i gotowe pisma, które na tej stronie pobierzesz bez zakładania konta.
Stan prawny i stopy na 17 października 2026. Informacja ogólna, nie porada prawna w konkretnej sprawie.
Policz odsetki
- Stopy z obwieszczeń dla całego okresu
- Rekompensata według kursu NBP
- Termin przedawnienia od razu w wyniku
Co robi program do windykacji należności
Windykacja we własnej firmie rzadko upada na prawie. Upada na terminach i arytmetyce: ktoś zapomniał wysłać wezwanie, ktoś policzył odsetki po starej stopie, faktura za towar przedawniła się z końcem roku, bo nikt nie spojrzał w kalendarz. Program ma te rzeczy robić za ludzi.
- Rejestr zaległych faktur. Każda faktura ma kwotę, termin płatności, dłużnika z NIP i status: przypomnienie, nota, wezwanie, ugoda, pozew, zapłacona.
- Odsetki liczone codziennie. Właściwy rodzaj odsetek (ustawowe za opóźnienie albo w transakcjach handlowych) i podział okresu na odcinki przy każdej zmianie stopy referencyjnej NBP.
- Rekompensata za koszty odzyskiwania. Przy fakturach między firmami 40, 70 albo 100 euro po kursie NBP z właściwego dnia.
- Pisma z danych faktury. Nota odsetkowa, przedsądowe wezwanie do zapłaty, uznanie długu, ugoda z harmonogramem rat i projekt pozwu w postępowaniu upominawczym.
- Pilnowanie przedawnienia. Termin liczony osobno dla każdej faktury i przypomnienie z wyprzedzeniem.
- Wpłaty częściowe. Wpłata zaliczana najpierw na odsetki, potem na należność główną (art. 451 Kodeksu cywilnego), z przeliczeniem reszty.
Kalkulator na górze tej strony robi pierwszy krok dla jednej faktury: wpisujesz kwotę i termin, a wynik od razu podaje odsetki, rekompensatę i datę przedawnienia.
Jak prowadzić windykację krok po kroku
- Spisz zaległe faktury. Numer, data wystawienia, termin płatności, kwota i NIP odbiorcy. Wystarczy arkusz albo lista z programu księgowego.
- Policz stan każdej sprawy. Odsetki na dziś, rekompensata, data przedawnienia i liczba dni po terminie. Najpierw zajmij się fakturami najbliżej przedawnienia.
- Wyślij pismo. Notę albo wezwanie z danymi obu stron i kwotami. Na tej stronie pobierzesz PDF do wysłania albo DOCX do edycji.
- Odnotuj odpowiedź. Wpłata, uznanie długu, ugoda albo brak reakcji. Uznanie długu przerywa bieg przedawnienia i termin liczy się od nowa.
- Skieruj sprawę dalej. Gdy wezwanie nie działa, przygotuj pozew w postępowaniu upominawczym. Jak wygląda dalsza droga, opisuje strona nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym.
Program do windykacji czy firma windykacyjna
To dwa różne modele. Firma windykacyjna przejmuje kontakt z dłużnikiem i bierze za to prowizję od odzyskanej kwoty. Program zostawia sprawę w Twoich rękach.
| Własna windykacja z programem | Firma windykacyjna | |
|---|---|---|
| Rozliczenie | zwykle stała opłata za program albo brak kosztu przy arkuszu i wzorach | zwykle prowizja od odzyskanej kwoty, czasem opłata wstępna |
| Kto rozmawia z dłużnikiem | Twoja firma | windykator |
| Relacja z klientem | zostaje w Twoich rękach | klient wie, że sprawę przejął windykator |
| Kiedy lepszy | wiele faktur, stali kontrahenci, opóźnienia od kilku dni do kilku miesięcy | dłużnik nie odpowiada, ukrywa majątek, sprawa wymaga pracy w terenie |
Te modele się nie wykluczają. Większość zaległości między firmami kończy się po nocie albo wezwaniu, więc te sprawy prowadzisz sam, a firmie windykacyjnej oddajesz tylko kilka najtrudniejszych. Jak wybrać taką firmę i co sprawdzić w umowie, opisujemy w tekście skuteczna firma windykacyjna. Ile kosztuje każda z dróg, liczymy w tekście koszty windykacji należności.
Jak wybrać program do windykacji
Mała firma z kilkoma zaległymi fakturami zwykle nie potrzebuje programu. Wystarczy kalkulator odsetek, lista zaległości i gotowe wzory pism.
Hurtownia i producent sprzedający na termin kilkuset odbiorcom potrzebują importu faktur z programu księgowego, zaliczania wpłat częściowych i sprawdzania kontrahentów przed dostawą. Kontrahenta sprawdzisz w wyszukiwarce sprawdź firmę po NIP.
Biuro rachunkowe pilnujące rozrachunków wielu klientów potrzebuje osobnych list dla każdego wierzyciela i zestawień należności.
Przy wyborze sprawdź, czy program stosuje aktualne stopy NBP z podziałem na okresy, czy dolicza rekompensatę po właściwym kursie i czy pisma da się pobrać w edytowalnym formacie.
Czego nie robi żaden program
Program liczy, przygotowuje pisma i pilnuje terminów, ale decyzje i kontakt z kontrahentem zostają po Twojej stronie. Projekt pozwu trzeba sprawdzić przed złożeniem, bo każda sprawa sądowa ma swoje szczegóły. Przy sporze co do samej należności, na przykład reklamacji jakości, warto skonsultować sprawę z prawnikiem.
DlugiOrg nie jest kancelarią ani firmą windykacyjną. Nie dzwonimy do dłużników, nie występujemy w niczyim imieniu w sądzie i nie kupujemy długów.
Jak zacząć
Policz w kalkulatorze odsetki od najstarszej zaległej faktury. Zobaczysz kwotę, którą możesz doliczyć dłużnikowi, i datę, do której musisz działać. Z wyniku przejdziesz do noty odsetkowej albo wezwania z wpisanymi kwotami, bez zakładania konta.
Jeśli wolisz zacząć od samego pisma, gotowe wzory są na stronach przedsądowe wezwanie do zapłaty i nota odsetkowa.
Podstawa prawna
- art. 451 i 481 Kodeksu cywilnego
- art. 118, 123 i 554 Kodeksu cywilnego
- art. 7, 8 i 10 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych
Pytania i odpowiedzi
01 Jaki program do windykacji wybrać dla małej firmy?
Mała firma potrzebuje przede wszystkim trzech rzeczy: poprawnie policzonych odsetek, gotowego pisma i pilnowania przedawnienia. Przy kilku fakturach wystarczy kalkulator odsetek, lista zaległości i wzory pism, które na tej stronie pobierzesz bez konta.
02 Czy kalkulator i pisma na tej stronie są darmowe?
Tak. Kalkulatory odsetek i przedawnienia oraz pisma w PDF i DOCX działają bez zakładania konta i bez opłat.
03 Czy program powinien sam wysyłać wezwania do dłużników?
Nie musi. Ważniejsze, żeby pismo miało poprawne kwoty i dane obu stron. Wysłać je możesz listem poleconym albo mailem z adresu swojej firmy.
04 Czy da się wczytać faktury z programu księgowego?
Większość programów księgowych eksportuje listę nierozliczonych faktur do pliku CSV. Taki plik możesz wczytać do arkusza albo programu do windykacji i dla każdej pozycji policzyć odsetki i termin przedawnienia.
05 Czy kalkulator uwzględnia zmiany stóp procentowych NBP?
Tak. Odsetki są liczone według tabeli stóp z podziałem okresu na odcinki przy każdej zmianie, a nowa stopa trafia do tabeli z dniem obowiązywania.
06 Czym program do windykacji różni się od firmy windykacyjnej?
Program jest narzędziem dla Twojej firmy: liczy, przygotowuje pisma i pilnuje terminów, a kontakt z dłużnikiem zostaje u Ciebie. Firma windykacyjna przejmuje sprawę i bierze prowizję od odzyskanej kwoty.
Czytaj dalej
Policz odsetki od faktury i pobierz gotowe pismo do dłużnika
Kalkulator liczy odsetki według tabeli stop, a nota, wezwanie i uznanie długu wypełniają się kwotami z obliczenia. Bez zakładania konta.