Skuteczna firma windykacyjna dla firm i jak wybrać najlepszą do swojej sprawy

Nie istnieje jedna najlepsza firma windykacyjna dla wszystkich. Różnica między potrzebami małej firmy a hurtowni z setkami odbiorców jest tak duża, że warto ją rozpisać.

Dla małej firmy najważniejsza jest elastyczność: możliwość oddania jednej sprawy bez wiązania się na lata. Dla dużych portfeli liczy się skala, raporty i stawka rozsądnie skalowana do wieku długu.

Większość firm rozlicza się prowizją od odzyskanej kwoty. Stawka zależy od wieku długu, kwoty i tego, kim jest dłużnik: świeża, duża faktura od działającej firmy to niska prowizja, stary dług od podmiotu bez majątku to stawka wielokrotnie wyższa albo odmowa przyjęcia sprawy. Część firm dodaje opłatę wstępną za przyjęcie sprawy, część abonament przy stałej współpracy.

Porównując oferty, sprawdź, od czego dokładnie liczona jest prowizja. Ta sama stawka liczona od samej należności głównej i od należności z odsetkami i kosztami daje różne kwoty. Sprawdź też, czy stawka jest netto, bo do prowizji dochodzi VAT. Konkretne przeliczenie dróg windykacji na fakturze 20 000 zł znajdziesz w tekście koszty windykacji należności.

Pamiętaj, że przy fakturze między firmami możesz żądać od dłużnika rekompensaty 40, 70 albo 100 euro, a przy wyższych udokumentowanych kosztach także ich zwrotu. Ta kwota nie pokryje zwykle całej prowizji, ale realnie ją obniża.

Najwięcej pieniędzy wierzyciele tracą nie na wysokiej prowizji, tylko na zapisach, których nie przeczytali. Zanim podpiszesz, znajdź w umowie te punkty:

• Prowizja od wpłat bezpośrednich. Gdy dłużnik zapłaci prosto na Twoje konto, firma często i tak nalicza prowizję. To uczciwe, jeśli zapłata wynika z jej działań, ale sprawdź, czy dotyczy też wpłat sprzed przekazania sprawy.
• Wyłączność i kary za wycofanie. Zapis, że wycofanie sprawy oznacza zapłatę pełnej prowizji od całego długu, zamyka Ci drogę do zmiany windykatora, nawet gdy nic się nie dzieje.
• Koszty sądowe i komornicze. Kto je wykłada i czy wracają do Ciebie po zasądzeniu od dłużnika. Opłata od pozwu i zaliczki komornicze to realne pieniądze.
• Cesja zamiast zlecenia. Przy windykacji powierniczej przenosisz wierzytelność na firmę, która staje się wierzycielem. Upewnij się, że umowa jasno opisuje, kiedy i ile pieniędzy wraca do Ciebie.
• Prawo do ugody bez Twojej zgody. Czy firma może umorzyć część długu albo rozłożyć go na raty bez pytania. Lepiej, żeby każda ugoda wymagała Twojej akceptacji.
• Okres wypowiedzenia. Jak długo trwa umowa i ile czasu masz na jej zakończenie.

Firma windykacyjna jest mocna na etapie polubownym: telefony, wizyty, negocjacje, ugody. Kancelaria radcy prawnego albo adwokata jest mocna w sądzie. Sama firma windykacyjna nie może być Twoim pełnomocnikiem procesowym w sądzie, chyba że działa przez współpracującego radcę prawnego albo adwokata, albo przejęła wierzytelność w drodze cesji i pozywa we własnym imieniu (art. 87 Kodeksu postępowania cywilnego).

Prosta zasada: gdy dłużnik działa i odpowiada, zacznij od windykacji polubownej. Gdy dług jest sporny, na przykład dłużnik zgłasza wady towaru, albo potrzebny jest szybki pozew przed przedawnieniem, idź od razu do prawnika. Przy pozwie w postępowaniu upominawczym wiele firm radzi sobie samodzielnie, co opisuje strona nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym.

Duża część zaległych faktur między firmami kończy się po pierwszym formalnym piśmie. Prowizja za sprawę, którą zamknęłoby jedno wezwanie, to pieniądze wydane niepotrzebnie. Zanim podpiszesz umowę, zrób trzy rzeczy:

1. Policz odsetki i rekompensatę. Kalkulator na górze tej strony poda kwotę na dziś. Te pieniądze należą Ci się niezależnie od tego, kto będzie windykował.
2. Wyślij notę odsetkową i przedsądowe wezwanie do zapłaty. Gotowe pisma pobierzesz w PDF albo DOCX bez zakładania konta: nota odsetkowa i przedsądowe wezwanie do zapłaty. Gdy dłużnik prosi o raty, podpiszcie ugodę pozasądową z harmonogramem rat.
3. Sprawdź termin przedawnienia. Faktura za towar przedawnia się zwykle po dwóch latach, za usługę po trzech, z końcem roku. Gdy termin jest blisko, windykacja polubowna nie wystarczy i potrzebny jest pozew. Termin policzysz na stronie przedawnienie faktury.

Jeśli po wezwaniu dłużnik milczy, oddajesz windykatorowi sprawę z kompletem dokumentów i policzonymi kwotami. Dobrze przygotowana sprawa to często niższa prowizja i szybszy start.

1. Ile spraw podobnych do mojej prowadzicie i w jakich kwotach?
2. Od jakiej kwoty liczona jest prowizja i czy jest to stawka netto?
3. Czy pobieracie opłatę wstępną i czy wraca, gdy nic nie odzyskacie?
4. Czy nalicza się prowizję od wpłat, które dłużnik zrobi bezpośrednio na moje konto?
5. Kto prowadzi sprawę w sądzie i kto wykłada opłatę od pozwu?
6. Czy mogę wycofać sprawę i ile mnie to kosztuje?
7. Czy ugoda z dłużnikiem wymaga mojej zgody?
8. Jak często dostanę raport i co w nim będzie?
9. W ile dni od wpłaty dłużnika pieniądze trafią na moje konto?
10. Czy wpisujecie dłużników do biur informacji gospodarczej i na jakich zasadach?
11. Jak przetwarzacie dane moich kontrahentów i czy podpiszemy umowę powierzenia danych?
12. Kto konkretnie będzie moim opiekunem sprawy?

Firmę sprawdź też w KRS: datę rejestracji, zarząd i złożone sprawozdania finansowe. Spółka założona kilka miesięcy temu, bez sprawozdań, to ryzyko, któremu nie warto powierzać pieniędzy dłużników. Kontrahenta, od którego chcesz odzyskać pieniądze, sprawdzisz w wyszukiwarce sprawdź firmę po NIP.