Pisma
Propozycja ugody wzór i przedsądowe wezwanie do ugody z harmonogramem rat
Krótka odpowiedź
Propozycja ugody to pismo wierzyciela do dłużnika, w którym podajesz aktualną kwotę długu z odsetkami, proponujesz konkretny harmonogram rat i warunki: pisemne uznanie długu, umorzenie dalszych odsetek przy terminowej spłacie oraz natychmiastową wymagalność całości po spóźnionej racie. Wyznaczasz termin na odpowiedź, a po akceptacji wysyłasz ugodę do podpisu. Formularz poniżej liczy kwoty i raty, a pismo pobierasz w PDF albo DOCX bez konta.
Informacja ogólna, nie porada prawna w konkretnej sprawie.
Tak wygląda propozycja ugody
-
01
Data, miejsce i strony
Nazwy, adresy i NIP obu firm. Dane dłużnika przepisz z KRS albo CEIDG, bo na ten adres pójdą kolejne pisma, jeśli propozycja zostanie odrzucona.
-
02
Tytuł długu
Numer, data i termin płatności faktury. Bez tego dłużnik może twierdzić, że nie wie, której należności dotyczy propozycja.
-
03
Kwota na dziś
Należność główna, odsetki za opóźnienie do daty pisma i, między firmami, rekompensata 40, 70 albo 100 euro. Dłużnik widzi pełny koszt zwłoki, więc raty bez dalszych odsetek stają się dla niego realną korzyścią.
-
04
Harmonogram rat
Liczba rat, kwota i dzień każdej z nich oraz numer rachunku. Formularz dzieli kwotę na równe raty, a ostatnia wyrównuje grosze.
-
05
Warunki ugody
Pisemne uznanie długu, umorzenie dalszych odsetek tylko przy terminowej spłacie i wymagalność całej reszty po opóźnieniu z ratą ponad 14 dni. To te same zasady, które potem wpiszesz do ugody.
-
06
Termin na odpowiedź
Zwykle 7 do 14 dni od doręczenia. Brak odpowiedzi traktujesz jako odmowę i zapowiadasz drogę sądową, co zamienia pismo w przedsądowe wezwanie do ugody.
-
07
Zastrzeżenie
Propozycja nie oznacza zrzeczenia się roszczeń ani odroczenia terminu płatności. Dopóki ugoda nie jest podpisana, odsetki biegną dalej, a Ty możesz iść do sądu.
Poznań, 19.10.2026
PROPOZYCJA UGODY I SPŁATY ZADŁUŻENIA W RATACH
Wierzyciel: Przykładowa Firma Remontowa, [adres wierzyciela], NIP [NIP wierzyciela]
Dłużnik: Przykładowy Odbiorca, [adres dłużnika], NIP [NIP dłużnika]
W związku z brakiem zapłaty faktury nr FV/12/2026 z dnia 05.08.2026, której termin płatności upłynął w dniu 19.08.2026, działając w imieniu Przykładowa Firma Remontowa proponuję Przykładowy Odbiorca zawarcie ugody pozasądowej i spłatę zadłużenia w ratach.
Na dzień 19.10.2026 do zapłaty pozostają należność główna 12 000,00 zł, odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych w wysokości 275,75 zł, naliczone według stopy 13,75% w skali roku, oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości 70 euro, to jest 301,90 zł. Łącznie 12 577,65 zł.
Proponuję spłatę kwoty 12 577,65 zł w 3 ratach na rachunek bankowy nr [numer rachunku] według harmonogramu: 1) 4 192,55 zł do dnia 02.11.2026; 2) 4 192,55 zł do dnia 02.12.2026; 3) 4 192,55 zł do dnia 02.01.2027.
Warunki ugody: (1) Przykładowy Odbiorca uzna na piśmie dług w powyższej kwocie; (2) przy terminowej spłacie wszystkich rat wierzyciel nie będzie dochodził dalszych odsetek za okres spłaty; (3) opóźnienie w zapłacie którejkolwiek raty o więcej niż 14 dni spowoduje natychmiastową wymagalność całej niespłaconej kwoty wraz z odsetkami.
Proszę o odpowiedź na piśmie albo mailem w terminie 7 dni od dnia doręczenia tego pisma. Po akceptacji warunków prześlę ugodę do podpisu. Brak odpowiedzi w tym terminie będę traktować jako odrzucenie propozycji, a sprawa zostanie skierowana na drogę sądową bez dalszego wezwania.
Niniejsza propozycja nie oznacza zrzeczenia się roszczeń ani odroczenia terminu płatności przed zawarciem ugody. Jeżeli należność została już zapłacona, proszę uznać pismo za nieaktualne i przesłać potwierdzenie zapłaty.
Kiedy wysłać dłużnikowi propozycję ugody
Propozycja ugody działa najlepiej na kontrahenta, który nie kwestionuje faktury, ale od kilku tygodni przesuwa płatność i tłumaczy się brakiem pieniędzy. Taka firma zwykle chce zapłacić, tylko nie umie zebrać całej kwoty naraz. Konkretny harmonogram z datami daje jej plan, a Tobie pieniądze szybciej niż proces.
Wysłanie propozycji jako pierwsze pismo ma też praktyczny powód. Jeśli dłużnik ją przyjmie i podpisze ugodę, uznaje dług na piśmie, a to przerywa bieg przedawnienia. Jeśli odmówi albo zamilknie, masz dowód próby pozasądowego rozwiązania sporu, którego sąd wymaga w pozwie (art. 187 § 1 pkt 3 KPC).
Nie wysyłaj propozycji, gdy dłużnik już raz nie dotrzymał obiecanego terminu albo przestał odbierać telefony. W tej sytuacji raty tylko przedłużą czekanie. Lepiej od razu wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty z ostatecznym terminem i przygotować pozew.
Które pismo wysłać dłużnikowi na tym etapie
Propozycja ugody, sama ugoda i wezwanie do zapłaty często są mylone, a każde z nich robi coś innego. Najkrócej: propozycja otwiera rozmowę o ratach, ugoda ją zamyka, a wezwanie stawia ostatni termin przed sądem.
| Propozycja ugody | Ugoda pozasądowa | Przedsądowe wezwanie | |
|---|---|---|---|
| Kto podpisuje | wierzyciel | wierzyciel i dłużnik | wierzyciel |
| Co daje | harmonogram do akceptacji i termin na odpowiedź | wiążący harmonogram i uznanie długu | ostateczny termin zapłaty całości |
| Przerywa przedawnienie | nie, dopiero pisemna akceptacja dłużnika z uznaniem długu | tak, przez uznanie długu | nie |
| Kiedy wybrać | dłużnik odpowiada i prosi o czas | dłużnik przyjął warunki | dłużnik milczy albo łamie obietnice |
Gdy dłużnik zaakceptuje propozycję, przygotuj umowę według wzoru ugoda pozasądowa z harmonogramem rat. Te same kwoty i raty przenosisz z propozycji jeden do jednego, więc nie ma miejsca na spór, co zostało uzgodnione.
Jak ustalić raty, żeby dłużnik je spłacił
Najczęstszy błąd to harmonogram, który wygląda dobrze na papierze, a nie pasuje do przepływów dłużnika. Dwanaście rat po 1 500 zł przy fakturze na 18 000 zł brzmi łagodnie, ale przez rok musisz pilnować każdej płatności, a ryzyko upadłości kontrahenta rośnie z każdym miesiącem.
Lepiej działa krótszy harmonogram z pierwszą ratą wyższą od pozostałych. Przykład: faktura na 18 000 zł, 60 dni po terminie, do tego odsetki handlowe i rekompensata 70 euro. Propozycja: 6 000 zł w ciągu 14 dni, a reszta w czterech miesięcznych ratach. Pierwsza wpłata pokazuje, czy dłużnik w ogóle ma pieniądze, i od razu zmniejsza Twoje ryzyko o jedną trzecią.
- 3 do 6 rat przy długach do kilkudziesięciu tysięcy złotych to praktyka, którą dłużnicy zwykle dotrzymują.
- Raty z konkretnym dniem, na przykład 10. każdego miesiąca, zamiast „co miesiąc”.
- Odsetki jako marchewka. Umarzasz je tylko pod warunkiem terminowej spłaty. Dłużnik, który przestanie płacić, wraca do pełnej kwoty.
- Policz kwotę przed wysłaniem. Odsetki i rekompensatę na dzień pisma poda kalkulator odsetek handlowych, a formularz wpisze je do propozycji.
Przedsądowe wezwanie do ugody
Przedsądowe wezwanie do ugody to ta sama propozycja z jednym dodatkowym zdaniem: brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie oznacza skierowanie sprawy do sądu bez kolejnego pisma. Wzór na tej stronie ma to zdanie wpisane, więc jedno pismo pełni obie role. Dłużnik dostaje wybór między ratami a pozwem, a Ty unikasz wysyłania osobnego wezwania.
Nie myl tego pisma z zawezwaniem do próby ugodowej. Zawezwanie składa się w sądzie rejonowym właściwym dla dłużnika, kosztuje opłatę sądową i przerywa bieg przedawnienia, ale sąd tylko wyznacza posiedzenie i nie może zmusić dłużnika do ugody. Ma sens głównie wtedy, gdy przedawnienie jest blisko, a dłużnik nie chce niczego podpisać. Termin dla swojej faktury sprawdzisz na stronie przedawnienie faktury.
Co zrobić po odpowiedzi dłużnika
- Dłużnik akceptuje. Poproś o odpowiedź na piśmie albo mailem z osoby uprawnionej do reprezentacji, przygotuj ugodę z tymi samymi kwotami i podpiszcie ją w dwóch egzemplarzach. Pierwszą ratę wpisz możliwie blisko daty podpisu.
- Dłużnik proponuje inne raty. To dobry znak, bo prośba o rozłożenie długu na raty jest w orzecznictwie traktowana jako uznanie długu. Zachowaj tę wiadomość. Negocjuj długość harmonogramu, ale nie rezygnuj z klauzuli natychmiastowej wymagalności.
- Dłużnik kwestionuje dług. Raty nic tu nie dadzą. Zbierz dowody wykonania umowy i rozważ pozew w postępowaniu upominawczym albo pomoc prawnika.
- Brak odpowiedzi. Po upływie terminu przygotuj pozew o zapłatę w postępowaniu upominawczym. Propozycję ugody z dowodem nadania dołącz jako dowód próby polubownej.
Podstawa prawna
- art. 917 i art. 918 Kodeksu cywilnego
- art. 123 § 1 pkt 1 i 2 oraz art. 124 Kodeksu cywilnego
- art. 481 Kodeksu cywilnego
- art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych
- art. 185 i art. 187 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego
Pytania i odpowiedzi
01 Czy propozycja ugody przerywa bieg przedawnienia?
Sama propozycja wierzyciela nie przerywa przedawnienia. Przerywa je dopiero uznanie długu przez dłużnika (art. 123 § 1 pkt 2 KC), na przykład pisemna akceptacja propozycji z kwotą długu albo podpisana ugoda. Gdy termin jest blisko, a dłużnik milczy, potrzebny jest pozew albo zawezwanie do próby ugodowej.
02 Czy prośba dłużnika o raty to uznanie długu?
Tak, w orzecznictwie prośba o rozłożenie długu na raty albo o odroczenie terminu zapłaty jest traktowana jako tak zwane niewłaściwe uznanie długu, które przerywa bieg przedawnienia. Zachowaj taki mail lub pismo razem z fakturą, bo w sądzie to mocny dowód.
03 Ile dni dać dłużnikowi na odpowiedź na propozycję ugody?
Najczęściej 7 do 14 dni od doręczenia. Krótszy termin wymusza decyzję, dłuższy ma sens przy dużych kwotach, gdy dłużnik musi uzgodnić raty z bankiem. Formularz pozwala ustawić od 1 do 60 dni.
04 Czy mogę wysłać propozycję ugody mailem?
Tak, przepisy nie wymagają formy pisemnej dla propozycji. Mail jest wygodny i szybki, ale do sądu lepiej mieć dowód doręczenia, więc przy większych kwotach wyślij też list polecony za potwierdzeniem odbioru. Ugodę podpiszcie już na piśmie albo podpisem kwalifikowanym.
05 Czy do propozycji ugody można doliczyć rekompensatę 40 euro?
Tak, jeśli dług wynika z transakcji handlowej między przedsiębiorcami. Rekompensata 40, 70 albo 100 euro należy się z mocy prawa od dnia, w którym wierzyciel nabył prawo do odsetek. Możesz ją też umorzyć w zamian za terminową spłatę, to częste ustępstwo.
06 Czy propozycję ugody może napisać dłużnik?
Może, i to częsta sytuacja. Taka propozycja dłużnika zwykle zawiera uznanie długu, więc przerywa przedawnienie. Ten wzór jest napisany z perspektywy wierzyciela, bo to wierzyciel ustala warunki, ale po zmianie stron w DOCX posłuży też dłużnikowi.
Czytaj dalej
Policz odsetki od faktury i pobierz gotowe pismo do dłużnika
Kalkulator liczy odsetki według tabeli stop, a nota, wezwanie i uznanie długu wypełniają się kwotami z obliczenia. Bez zakładania konta.